Retningslinjer for trygg organisasjon – BSF
Formål
Disse retningslinjene har til hensikt å legge rammene for et trygt felleskap for medlemmer av BSF og andre tilknyttet Bergstuderendes Forening. Arbeidet med å frembringe et slikt trygt felleskap er kontinuerlig og avhenger av gode rutiner samt kulturbygging i organisasjonen. For å tydeliggjøre BSFs verdier rundt skikk og oppførsel har BSF vedtatt Retningslinjer for trygg organisasjon.
Et trygt felleskap innebærer også trygge rammer for deltakelse i og på aktiviteter og arrangementer i regi av Bergstuderendes Forening, slik at alle involverte opplever gode vilkår for å skjøtte sine oppgaver. Det innebærer også at alle involverte i organisasjonen kan føle seg sikre på at Bergstuderendes Forening arbeider systematisk for både forebygging og oppfølging av uønsket atferd.
Dette dokumentet skal danne grunnlaget for hvordan Bergstuderendes Forening arbeider med oppfølging av uønsket oppførsel og håndterer varslingssaker.
Ansvar
Alle som er involvert i Bergstuderendes Forening har et ansvar for å ivareta en trygg organisasjon. Hovedstyret, komitémedlemmer og andre medlemmer av linjeforeningen plikter derfor å sette seg godt inn i disse retningslinjene for å kunne skjøtte sin rolle overfor resten av organisasjonen.
Om man blir oppmerksom på tilfeller av uønsket atferd rettet mot enten en selv eller andre, skal det være lav terskel for å melde fra.
Nødvendigheten av å varsle skal ikke måles ut fra hvordan en oppfatter alvorlighetsgraden av det en føler et behov for å varsle om. Varsel trenger ikke å være forbeholdt bare det som kan betraktes som alvorlige eller svært alvorlige hendelser. Hvis en som er involvert i Bergstuderendes Forening opplever tilfeller av uønsket atferd, skal en varsle om det. Den videre oppfølgingen og behandlingen av varselet vil avgjøre hvilke tiltak som skal iverksettes.
Avgrensning
Retningslinjer for trygg organisasjon skal overordnet sett dekke alle involverte i Bergstuderendes Forening og samhandlingen mellom dem. Dette medfører likevel et behov for avgrensning. I hovedsak gjelder Bergstuderendes Forening sine retningslinjer for trygg organisasjon i tilfeller hvor BSF er arrangør. Dette innebærer møter, arrangementer og andre aktiviteter i regi av Bergstuderendes Forening.
Det kan også være eksterne til stede på aktiviteter som Bergstuderendes Forening arrangerer. Disse vil da være underlagt Bergstuderendes Forenings retningslinjer for trygg organisasjon.
Det kan også hende at personer involvert i Bergstuderendes Forening omgås i andre fora utenfor organisasjonen. I slike sammenhenger kan det også oppstå situasjoner hvor det forekommer tilfeller av uønsket atferd. Da vil ikke retningslinjer for trygg organisasjon være gjeldende, siden Bergstuderendes Forening ikke er involvert i arrangementet. Likevel er det viktig å opprettholde gode forhold internt i organisasjonen. Dersom det oppstår alvorlige brudd på våre retningslinjer eller norsk lov i slike situasjoner, forbeholder Bergstuderendes Forening seg retten til å behandle saken for å bevare tryggheten innad i organisasjonen.
Definisjoner
Under følger en oversikt over hva som defineres som uønsket atferd i Bergstuderendes Forening. Dette er atferd som strider mot organisasjonens målsetning om å være trygg og inkluderende. Slik atferd vil også være i strid med formålet om å skape trygge rammer for deltakelse i organisasjonen. Merk at denne listen i hovedsak er tenkt som støtte i oppfølgingen av uønsket atferd og behandling av varslingssaker.
Uønsket atferd: Fellesbetegnelse på all atferd eller oppførsel som er uønsket i Bergstuderendes Forening.
Forstyrrende atferd: Atferd eller oppførsel som virker forstyrrende og vanskeliggjør eller hindrer gjennomføringen av planlagte aktiviteter eller individuelle arbeidsoppgaver.
Grovt forstyrrende atferd: Atferd eller oppførsel som virker grovt forstyrrende og umuliggjør eller avbryter gjennomføringen av planlagte aktiviteter eller individuelle arbeidsoppgaver.
Voldelig og truende atferd: Atferd som innebærer fysiske eller verbale angrep, og som innebærer en åpenlys eller antydet trussel mot en persons sikkerhet, helse eller velvære.
Trusler: Verbale angrep eller handlinger som tar sikte på å fysisk eller psykisk skade, eller skremme en person, en organisasjon eller gruppe.
Vold: Enhver handling som har til hensikt å føre til fysisk eller psykisk skade på person. Det inkluderer også hendelser der den som skader en annen person ikke er klar over eller vurderer konsekvensene av handlingen sin, for eksempel på grunn av rus, psykisk/somatisk sykdom, mental og emosjonell tilstand og lignende.
Mobbing: Atferd som medfører at negative hendelser systematisk og vedvarende blir rettet mot en og samme person.
Diskriminering: Atferd som medfører urettmessig forskjellsbehandling med negativ konsekvens på bakgrunn av alder, etnisitet, kjønn, kjønnsidentitet og kjønnsuttrykk, seksuell orientering, religion, livssyn, politisk overbevisning eller funksjonsnedsettelse.
Uaktsom deling av sensitive personopplysninger eller annen informasjon underlagt taushetsplikt: Atferd som uten hensikt medfører tilgjengeliggjøring av sensitive personopplysninger eller annen informasjon underlagt taushetsplikt.
Deling av sensitive personopplysninger eller annen informasjon underlagt taushetsplikt: Atferd som med hensikt medfører tilgjengeliggjøring av sensitive personopplysninger eller annen informasjon underlagt taushetsplikt.
Bruk og påvirkning av ulovlige rusmidler: Handlinger som involverer konsum eller påvirkning av stoffer som er ulovlige ifølge loven, og som kan føre til skadelige konsekvenser for individet selv eller andre.
Seksuelle overgrep: Ufrivillige seksuelle handlinger gjort av en person mot en annen i en relasjon av tillit eller tvang.
Grenseoverskridende seksuell atferd: Handlinger som bryter med de grenser en person har for å beskytte sin integritet. Dette kan være, men er ikke begrenset til, uønskede seksuelle tilnærmelser, oppfordring om seksuelle tjenester, verbal eller kroppslig atferd av seksuell natur som oppleves ydmykende og/eller invaderende.
Seksuell trakassering: Seksuell trakassering er uønsket seksuell oppmerksomhet som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende eller ydmykende. I ordet “seksuell” ligger det at det spiller på kropp, kjønn og seksualitet. Dette omfatter både verbal, ikke-verbal og fysisk atferd. Seksuell trakassering inkluderer forskjellsbehandling på̊ bakgrunn av kjønn/kjønnsidentitet og kan i de tilfeller betegnes som kjønnsmobbing.
Rutiner for varsling om uønsket atferd
Bergstuderendes Forening skal ha et varslingsskjema der man kan bestemme hvem av de to tillitsvalgte, faddersjef, festsjef eller leder som skal motta det og utføre videre behandling. Den som mottar varslingen har ansvar for å dele varslet med varslingsmottaket, som i hovedsak består av de tillitsvalgte eller andre personer som varsleren ønsker.
Ved behov for varsling skal vedkommende som ønsker å varsle ta kontakt med tillitsvalgte eller et medlem av styret. Kontaktinformasjonen til disse skal være gjort kjent for alle som er involvert med Bergstuderendes Forening. Dersom fornærmede velger å varsle til et styremedlem skal styremedlemmet ta saken videre med den tillitsvalgte varsleren ønsker eller begge/den de mener er best egnet for saken dersom varsleren ikke har noen preferanse. Styremedlemmet vil være med i mottaket kun for den aktuelle saken.
Ved varsling er det varsleren som bestemmer premissene for varselet, hvilket skal holdes fortrolig i første omgang. For å iverksette videre oppfølging av varslingssaker må varslingsmottaket motta varselet. Den det eventuelt varsles mot skal ikke kontaktes før dette er vurdert som et hensiktsmessig ledd i den videre oppfølgingen av varselet.
En kan også varsle på vegne av andre, men i slike sammenhenger er det viktig å være lydhør for den utsatte part sine ønsker med tanke på anonymitet og lignende.
Rutiner for mottak av varsel om uønsket atferd
1. Sikre situasjonen for den som varsler og vurder om det er behov for akutt psykisk eller fysisk helsehjelp. Ved behov for akutt psykisk eller fysisk helsehjelp vil mottaker ha ansvar for å ivareta den som varsler inntil vedkommende har forsikret seg om at andre ansvarspersoner har tatt over.
2. Ved mottak av varsel skal du som mottaker finne et skjermet sted å ha en samtale med varsler. Det er viktig at du som mottaker lytter nøye, gir bekreftelse og opptrer rolig slik at den som varsler opplever å bli trodd og føler seg trygg. Ta notater under samtalen hvis dette er naturlig eller umiddelbart etter samtalen er over. Informer varsler om at det hen forteller vil holdes fortrolig, men at du som mottaker av varsel har en plikt til å informere varslingsmottak for å iverksette videre oppfølging av varselet.
3. Etter at du har håndtert den umiddelbare varslingssituasjonen, skal du kontakte varslingsmottaket. Dersom varselet gjelder et av medlemmene i varslingsmottaket, skal du kontakte en av de andre. Du skal aldri kontakte den det varsles om.
4. Varslingsmottaket vil ha ansvar for å sette i gang den videre oppfølgingen av situasjonen. Varslingsmottak vurderer hvordan varslingssaken skal behandles videre og setter opp en plan for videre oppfølging av saken. Disse har også det overordnede ansvaret for den videre saksgangen.
5. Ved varsel mot noen i varslingsmottaket, har resterende medlemmer ansvar for å sette varslingsnemd slik at varselet kan behandles.
Videre saksgang ved mottatt varsel om uønsket atferd
Det vil i mange tilfeller være flere berørte i saker om uønsket atferd. Sakene kan også oppleves som svært krevende for de berørte, avhengig av alvorlighetsgrad. Alle parter skal bli ivaretatt så godt det lar seg gjøre under behandlingen av varslingssaker. Hensynet til den som varsler vil ha prioritet i fasen hvor saken undersøkes.
Videre saksgang består av innledende undersøkelser, vurdering om forholdet skal politianmeldes og individuelle møter med partene for å få klarhet i hva som har skjedd. På bakgrunn av dette skal det avgjøres om organisasjonens retningslinjer har blitt brutt og hvilke konsekvenser det eventuelt skal få.
Det er varslingsmottaket som i hovedsak er ansvarlige for behandling av varslingssaker, men varslingsmottaket kan også utpeke en varslingsnemd for å behandle varslingssaker som er særlig alvorlige, eller dersom et medlem av det faste varslingsmottaket er den det varsles mot. Det skal også utpekes varslingsnemd i tilfeller hvor et medlem av varslingsmottaket kan vurderes inhabil ovenfor en av partene i varselet. Dersom varslingsmottaket ser behov for det, kan de benytte seg av ekstern rådgivning som hjelp til saken.
Denne gruppen fungerer som varslingsnemd bare for den aktuelle varslingssaken. I sammensetting av varslingsnemd skal det tas hensyn til habilitet med utgangspunkt i Kapittel II av forvaltningsloven og § 106. av domstolloven.
1. Varsel mottas og undersøkes. Organisasjonen skal ikke selv etterforske lovbrudd, men må få klarhet i om forholdet er et lovbrudd og om det skal anmeldes. I de fleste saker vil den som varsler få bestemme om vedkommende ønsker at forholdet skal anmeldes. I særs grove tilfeller må varslingsmottaket vurdere om forholdet vil anmeldes selv om den utsatte ikke ønsker dette, for at politiet skal kunne sette i gang en etterforskning.
2. Hvis forholdet det blir varslet om politianmeldes, vil som hovedregel ikke den det er varslet om bli kontaktet før politiet er ferdig med sin etterforskning. Dette for å sikre bevis og at politiet får første samtale med involverte parter. Unntak fra dette er behov for å suspendere personer der vurderingen er at det er stor fare for gjentagelse.
3. En tillitsvalgt eller deltaker på Bergstuderendes Forenings arrangementer eller andre aktiviteter som blir anklaget eller anmeldt for alvorlig trakassering, voldelig og truende atferd, grenseoverskridende adferd eller overgrep vil som hovedregel bli midlertidig suspendert fra verv og oppgaver, eller nektes videre deltakelse på organisasjonens arrangementer, inntil saken er avklart med politi, rettsinstans eller i varslingsmottaket. Vedtak om suspensjon vil bli fattet av Hovedstyret og utsendt av Leder, og vil være gjeldene inntil det fattes et nytt vedtak. Suspensjon er her ikke en disiplinær reaksjon, men en midlertidig fratredelse som skjer når det varsles om alvorlige brudd på Bergstuderendes Forenings retningslinjer eller norsk lov. Suspensjon i denne sammenhengen må forstås som et skjermingstiltak, som har til hensikt å unngå eskalering mellom partene i saken, og som et avvergingstiltak.
4. Etter at en eventuell politietterforskning er ferdig, vil de som er ansvarlig for å behandle varslingssaken oppnevne kontaktpersoner for den utsatte og for den det er varslet om. Det kan også oppnevnes ressurspersoner for andre involverte. Kontakt- og ressurspersonene kan ikke være inhabile ovenfor parter i varslingssaken.
5. Når saken er ferdigbehandlet i politi og rettsinstanser, eller i de saker hvor det ikke foreligger en politianmeldelse, vil de som behandler varslet arrangere møter med alle berørte parter. Det er viktig at alle berørte parter får mulighet til å uttale seg og blir hørt på like vilkår. Den det er varslet om kalles inn til samtale sist slik at vedkommende får mulighet til å forklare seg på alle punkter. Det vil føres referat fra samtalene, og disse vil være hovedgrunnlaget for konklusjon i saken. Varsler og den det varsles mot skal som hovedregel ikke delta på samme møter.
6. Om personen det er varslet mot eller personen som har opplevd handlingen(e) det er varslet om ikke ønsker å forklare seg, vil de ansvarlige for oppfølgingen av varselet kunne konkludere på bakgrunn av de fakta de har i saken. I saker hvor det ikke foreligger tilstrekkelig fakta på grunn av manglende forklaring fra personen som har opplevd handlingene det er varslet om, vil saken bli henlagt. Informasjon om varslingssak som henlegges oppbevares konfidensielt i 3 til 5 år beroende på alvorlighetsgrad. Dette for å kunne ta opp igjen saken om forhold i saken endrer seg, eller det kommer inn nye varsler om samme person.
7. Dersom de ansvarlige for oppfølgingen av varselet konkluderer med at det har forekommet atferd som er i strid med retningslinjene, vil de legge frem saksdokumentasjonen og en anbefaling om reaksjoner for Hovedstyret. Hovedstyret vil vedta og iverksette reaksjoner etter en egen vurdering. Dersom det stadfestes alvorlig brudd på retningslinjene eller brudd på straffeloven kan det fattes vedtak om eksklusjon.
Konsekvenser ved brudd på retningslinjene
Atferd som bryter med Bergstuderendes Forenings målsetning om en trygg organisasjon vil medføre reaksjoner mot den eller de som finnes å ha utøvd slik atferd. Vedtak om reaksjoner ved grove tilfeller fattes av Hovedstyret. Under følger en liste over mulige konsekvenser.
Veiledningssamtale: Ved førstegangstilfeller av mindre alvorlige brudd på Bergstuderendes Forenings retningslinjer for trygg organisasjon kan den som er funnet ansvarlig for slike brudd kalles inn til en veiledningssamtale. Her skal vedkommende bli gjort kjent med retningslinjene hen har handlet i strid med og om konsekvensene gjentagende brudd på retningslinjene vil få.
Skriftlig advarsel: Ved mindre alvorlige brudd på Bergstuderendes Forenings retningslinjer for trygg organisasjon kan det fremlegges skriftlig advarsel til den som er funnet ansvarlig for slike brudd. Hvis gjentatte skriftlige advarsler fremlegges uten tegn til at uønsket atferd fravikes, vil utvalget kunne fatte vedtak om mer inngripende reaksjoner.
Bortvisning: Ved brudd på Bergstuderendes Forenings retningslinjer for trygg organisasjon som forekommer på et arrangement kan den som er funnet ansvarlig for slike brudd bortvises og sendes hjem. Vedkommende vil da også holdes økonomisk ansvarlig for kostnader knyttet til deltagelse og reise.
Alkoholforbud: Ved brudd på Bergstuderendes Forenings retningslinjer for trygg organisasjon som er klart knyttet til inntak av alkohol kan den som er funnet ansvarlig for slike brudd fratas muligheten til å innta alkohol på arrangementer eller aktiviteter organisert av Bergstuderendes Forening.
Økonomisk ansvar: Ved brudd på Bergstuderendes Forenings retningslinjer for trygg organisasjon som også medfører økonomiske kostnader, vil den som er funnet ansvarlig for slike brudd kunne holdes økonomisk ansvarlig for kostnader som forekommer. Eksempel på dette er materielle skader på innredning eller annet utstyr og reiseutgifter i forbindelse med bortvisning.
Eksklusjon: Ved svært alvorlige eller gjentatte brudd på BSFs retningslinjer for trygg organisasjon kan den som er funnet ansvarlig for slike brudd vedtas ekskludert fra organisasjonens virksomhet i en periode.
Bekjentgjøring av utfallet av varslingssaker
Varslingsmottaket som har det overordnede ansvaret for oppfølgingen av varslingssaker, skal sørge for å informere de berørte partene om utfallet i enhver varslingssak. Dette gjelder også for saker som ikke ender med vedtak om formelle reaksjoner.
Medlemmer av Bergstuderendes Forening har ikke generelt innsyn i detaljene i saksbehandlingen, men kan individuelt be om innsyn i utfallet av saker der hvor det regnes som hensiktsmessig. Ved formelle reaksjoner vil relevante instanser bli informert om utfallet for å sikre at reaksjonene blir opprettholdt. Det er det gjeldende varslingsmottaket som avgjør om, og hvem som skal gis innsyn i hvert enkelt tilfelle.
Eksterne parter har ikke generelt innsyn i detaljene i saksbehandlingen eller i utfallet av saker hvor det vedtas formelle reaksjoner. Hovedstyret kan vedta å gi eksterne parter innsyn i utfallet av saker hvor det vedtas formelle reaksjoner, etter forespørsel.